一  為統一各機關檔案保管作業，提昇檔案管理效能，特訂定本要點。

二  本要點所稱檔案保管作業，包括檔案之整理、裝訂、分置及存放事項
    。
    各機關檔案保管作業，依本要點規定辦理。但檔案採微縮、電子或其
    他方式儲存者，依其相關規定辦理。

三  同一案卷檔案之整理，應按文件產生日期先後，早者在上、晚者在下
    ，依目次號順序由小至大排列整齊。

四  整理檔案應注意下列事項：
 (一) 檔案上加附之金屬物應予去除，但裝訂前確有分件必要者，不在此
      限。
 (二) 檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
 (三) 檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙
      ，並經權責長官核可後併案裝訂。
 (四) 檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；
      過寬過大者，得予裁切、折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定
      標準者，得以公文用紙襯貼。
 (五) 檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文
      用紙襯貼，不得脫離原件。

五  同一案名之各件檔案應集中置於同一檔案卷夾，並於檔案卷夾封面或
    卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。
    前項所稱檔案卷夾，包括檔案夾、盒、箱或其他得以置放檔案之容具
    ；其規格由各機關自行訂定。

六  每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限；案件過多時，得分置數個檔
    案卷夾；案件過少時，同一檔案卷夾得置不同案名之案件，並依案次
    號順序排列；其檔案厚度以三公分為原則。
    檔案卷夾如置有不同案名之案件時，其封面或卷脊之標記應依前點第
    一項規定並列為之，並於不同案名之案件間予以適當之區隔或註記。

七  每一檔案卷夾內首頁應放置目次表，載明下列事項：
 (一) 案名。
 (二) 檔號起迄。
 (三) 目次號。
 (四) 案由。
 (五) 來文者。
 (六) 受文者。
 (七) 發 (來) 文號。
 (八) 收文號。
 (九) 密等。
 (一○) 保存年限
 (一一) 頁數。
 (一二) 附件註記。
 (一三) 其他應記載事項。
    檔案卷夾放置不同案名之案件時，其目次表應分別製作，分置於該卷
    各案之首頁。

八  檔案卷夾應選用質優、堅韌且保固良好之材質；如為紙質，應經去酸
    處理。

九  永久保存檔案應定期裝訂成冊。
    裝訂檔案時，應加裝封面及封底；其封面及卷脊應載明之事項，依第
    五點第一項規定辦理；其材質依第八點規定辦理。
    裝訂檔案應注意下列事項：
 (一) 每冊左右底三面對齊，厚度以三公分為原則。
 (二) 裝訂線上有字跡者應加邊托裱；字跡擴散者應予複印，並與原件併
      同裝訂。
 (三) 案卷應採棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之材質裝訂。
 (四) 裝訂應以結實及整齊為原則，不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或
      妨害閱讀。
    定期保存檔案之裝訂，得以活頁方式辦理。

一○  檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應標記檔號及
      收發文號後，另行存置。
      檔案附件另行存置時，應於原檔案案卷目次表註明媒體型式、數量
      及附件存放位置。

一一  檔案裝訂作業由檔案管理人員自行辦理；如需委外裝訂時，應於檔
      案保管場所或機關內指定場所為之。

一二  經整理、裝訂之檔案，依下列規定存放於檔案架：
   (一) 永久保存與定期保存檔案得分置存放。
   (二) 按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直
        立排列，並預留架位空間，以利後續檔案排架。
   (三) 珍貴檔案或不便直立之檔案，得予平放。
      檔案管理單位應定期查檢前項檔案排架情形。

一三  檔案中有機關首長之原始手諭或特殊歷史意義之文物史料，各機關
      得另立專案保管，並註記其檔號。但原案卷應放置抄件或影 (複)
      本，並於目次表註記原件存放位置。

一四  檔案管理人員應依檔案之年度或檔號範圍等項目，於檔案櫃、架之
      適當位置，設置簡明之標示，以利保管與查檢。

一五  檔案管理單位保管之檔案，應定期抽查，以確保安全。

一六  檔案有遺失、毀損情形者，檔案管理單位應即查明原因簽請權責長
      官處理。

一七  檔案保管場所宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可
      ，不得擅自進出。