一、依機關檔案保存年限及銷毀辦法（以下簡稱本辦法）第5條規定，各機關應就主管業務，依本辦法、機關共通性檔案保存年限基準及其他相關法令規定，編訂檔案保存年限區分表，循序送交本局審核後實施。其經審核通過者，請配合依旨揭基準表重新檢視，凡原定檔案保存年限及清理處置高於基準者，得免修正；低於基準者，請即配合修正，並將檢修結果簽陳權責長官核定後實施，無需層送本局審核。
二、檢附「機關共通性檔案保存年限基準－地政類檔案保存年限基準表」及修正對照表各1份，電子檔登載於「本局全球資訊網(http://www.archives.gov.tw)文檔法規»相關子法»行政規則」項下。